Buenas ideas y sugerencias para trabajar mejor a distancia

La pandemia de COVID-19 es una emergencia  a nivel global, que nos implica a todos. Las características de la nueva situación creada como consecuencia de la emergencia supone para las empresas y personas un cambio a un nuevo paradigma que obliga a realizar importantes modificaciones para adaptarse y prosperar.

Ante este nuevo reto, hay que despertar la capacidad de respuesta  creando y desarrollando actividades a distancia que sin duda mejora la capacidad de protegernos y mantiene la comunicación necesaria entre la empresa y su entorno. En muchos casos la infraestructura de las empresas y de su personal no estaba preparada para utilizar de forma intensa el teletrabajo, lo que produce conflictos errores y demoras en detrimento de la productividad, la calidad del servicio y la eficiencia.

Escoger la tecnología adecuada para desarrollar actividades de teletrabajo significa seleccionar los recursos necesarios en sintonía con los requisitos de la propia actividad y gestionar esos recursos con personal capacitado, para que las tareas del día a día se puedan realizar en las mejores condiciones.

Trabajar desde tu casa o desde cualquier lugar que no sea necesariamente la oficina es una nueva realidad implantada en muy poco tiempo acelerando exponencialmente una tendencia que ya se encontraba en aumento. España se encontraba a la cola europea en actividades laborales realizadas a través del teletrabajo, pero en el último trimestre se han sumado millones de personas, presentando un máximo histórico sin precedentes y que ha llegado para quedarse.

Sin embargo, y pese a la avalancha repentina de los primeros momentos del confinamiento general a causa del coronavirus, no a todo el mundo le resulta fácil el cambio y muchas personas sin hábitos de trabajo a distancia no consiguen conciliar de forma adecuada la vida laboral desde fuera de la empresa.

Las empresas tecnológicas pertenecen a un sector pionero en estas actividades y por la experiencia van con algo de ventaja.  Por eso en este artículo repasamos los principales errores que se cometen trabajando en remoto y te ofrecemos unos consejos que te ayuden a superar el cambio.

Tu nuevo uniforme de trabajo no es el pijama. Vístete y arréglate por la mañana igual que antes, cuando trabajabas en las instalaciones de la empresa. Vestirse, ducharse, peinarse y ponerse colonia son formas de ayudar a la mente a crear una predisposición de orden laboral y poder mecanizar las tareas con una sensación de normalidad y optimismo.  Trabajar con la misma ropa con la que dormimos  crea una sensación de reposo y apatía que con las horas y los días nos arrastran al pesimismo.  Prepárate todos los días igual que si fuéramos a salir de casa. No inicies la actividad desde la cama, mirando correos.  Los primeros momentos del día siguen siendo personales y puedes aprovecharlos para vestirte, asearte, compartir con la familia, reflexionar sobre tu vida personal y tomarte el café.  Respeta el horario para empezar a trabajar y dejar de trabajar. Una vez te sientas y empiezas ya puedes leer los correos y empezar.

Establece y respeta un horario. Uno de los errores más habituales que se cometen al iniciar actividades de teletrabajo es mantener una improvisación constante. El respetar un horario y organizar el trabajo es fundamental. Establecer cuándo hacer los descansos, cuando comer y a que hora finaliza la jornada, de forma similar a los que realizarías trabajando en la empresa, evitará días infinitos y agotadores o días sin actividad por no saber ni por donde empezar.

El desorden y el exceso de horas consecutivas o periodos largos sin actividad no son un buen camino.  Puede ser buena idea salir a la calle a tomar el café antes de iniciar la jornada o salir a tomar un refresco al terminar.  Utiliza  las horas más productivas (generalmente las primeras ) para hacer el trabajo más duro o difícil y tus horas menos productivas para hacer el más monótono o repetitivo.

Prepara tu entorno de trabajo igual que en la oficina. Es muy positivo disponer de las mismas comodidades que en la oficina. Procura trabajar con luz adecuada y suficiente, cerca de una buena fuente de luz natural siempre que sea posible.  Trabajar con el móvil, no utilizar el ratón, posturas prolongadas en el sofá y hábitos parecidos aportan confusión y desidia. Otro error común al empezar a distancia son los problemas de acceso a determinadas herramientas, programas o información que sí teníamos en la oficina. La preparación del entorno tiene que incluir estos detalles para disponer de todos los recursos necesarios para trabajar con normalidad.

Controla la estabilidad de tu conexión: trabajar desde lugares donde la cobertura es insuficiente o entrecortada será muy negativo y se reflejará en los resultados porque descenderá la productividad. Un par de días de playa trabajando en remoto es idílico, pero hay que pensar bien las condiciones y las consecuencias de trabajar en un lugar poco adecuado.

No mezcles actividades laborales y no laborales.  Fregar los platos y  barrer son tareas necesarias pero no en horas de trabajo.  Aprovecha esas actividades para cambiar el chip cuando termines el trabajo.  Si asumes una multitarea como rutina con el tiempo ni barres ni trabajas porque se pierde la concentración y la eficiencia. Al pensar que podemos atender muchas cosas al mismo tiempo se mantiene el caos y la confusión.

Evita el picoteo aleatorio.  La gastronomía doméstica es muy apetecible en cualquier momento, pero lo adecuado es limitar la comida, los refrescos y los platos de patatas fritas a las horas establecidas como no laborales. Lo ideal es continuar con unos horarios y costumbres parecidos a los que teníamos cuando el trabajo se realizaba desde la empresa.

Evita Procrastinar.  En muchas ocasiones la línea entre el trabajo y el ocio es muy fina.  Procura en lo posible no utilizar las mismas herramientas y dispositivos para el trabajo y el entretenimiento. No utilices el ordenador del trabajo para ver una serie a cualquier hora. Es más conveniente cambiar de lugar respetando el horario, tomar una infusión o picar algo y ver la televisión, en otra estancia.

Marca con claridad tus objetivos.  Controlar si se trabaja mucho o se trabaja poco en ocasiones no es fácil.  La sensación de descontrol puede cultivar la falta de confianza en uno mismo y despertar sentimientos de saturación o de culpabilidad.  Si puedes visualizar unos objetivos fraccionados por días, semanas o meses sobre el trabajo a realizar y eres consciente que esos objetivos se van cumpliendo podrás sentir tranquilidad y además demostrar que tus actividades se van realizando con responsabilidad.

Trabaja en una zona que te permita cierta tranquilidad para evitar interrupciones y distracciones. Intenta que no te interrumpan en cualquier momento las otras personas que conviven en la misma casa.  Infórmales de tu horario y coméntales que prefieres que no te interrumpan si no es algo importante para poder trabajar con más concentración.

Disfruta de tu nueva situación y descubre todas las cosas buenas que tiene trabajar a distancia.  No pierdas tu tiempo vital en viajes y aprovecha las comodidades de tu casa. Prepárate las mejores comidas a tu gusto, comparte más tiempo con las personas que quieres y experimenta una forma de trabajar que nosotros llevamos disfrutando desde hace tiempo.